Wenn dreißig Kundenschreiben, Gesprächsnotizen und Serviceanfragen auf dem Tisch liegen und jemand wissen will, woran es eigentlich liegt, beginnt sonst stundenlanges Querlesen mit Textmarker. Dieses System nimmt die Fragestellung und den Stapel entgegen, ordnet die Aussagen nach Themen und legt die Gründe nach Gewicht sortiert vor — jeder Grund mit der Angabe, in wie vielen Dokumenten er auftaucht, und mit den wörtlichen Zitaten dazu. Am Ende steht ein fertiges Word-Dokument mit Begründungen, Belegen und einer priorisierten Maßnahmenliste.
Der entscheidende Schritt kommt zum Schluss: Jedes Zitat wird in einem zweiten, unabhängigen Durchgang Wort für Wort gegen die Originaldatei geprüft. Was dort nicht wörtlich steht, fliegt raus. Genau daran scheitern sonst die meisten automatisch erstellten Zusammenfassungen — sie klingen plausibel, aber niemand kann sie belegen.
Was das System übernimmt
- Liest den gesamten Stapel und ordnet inhaltlich Zusammengehöriges einander zu — auch bei unterschiedlicher Wortwahl
- Sortiert die Gründe nach Gewicht: wie oft sie vorkommen und wie deutlich sie belegt sind
- Belegt jede Aussage mit wörtlichen Zitaten samt Angabe von Datei und Abschnitt
- Prüft jedes Zitat in einem zweiten Durchgang gegen das Originaldokument — nichts Erfundenes im Bericht
- Leitet daraus eine nach Dringlichkeit geordnete Maßnahmenliste ab, jede Maßnahme dem passenden Grund zugeordnet
- Gibt das Ergebnis als Word-Dokument aus — direkt weiterzureichen oder in eine Vorlage zu übernehmen